Исполнительная дирекция

Ким Кристина Павловна

Изображение контакта

Родилась 18 октября 1994 года.

В 2016 году окончила Воронежский государственный аграрный университет имени императора Петра I. Специальность – государственное и муниципальное управление.

В АСРО «Строители Черноземья» на должности секретаря-референта работает с февраля 2019 года.

Должностная инструкция

 секретаря - референта

 Настоящая должностная  инструкция  разработана   и   утверждена в соответствии с положениями Трудового  кодекса  Российской  Федерации  и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. I. Общие положения      1.1. Секретарь-референт относится  к категории специалистов, принимается   на  работу  и  увольняется  с  нее  приказом генерального директора Ассоциации.     1.2. На   должность   секретаря-референта назначается специалист, имеющий высшее профессиональное образование  без предъявления требований к стажу работы.     1.3. Секретарь-референт непосредственно   подчиняется генеральному директору Ассоциации.     1.4. Во    время    отсутствия    секретаря-референта (командировка,  отпуск,  болезнь  и  пр.)  его  должностные   обязанности выполняет в установленном порядке лицо, назначаемое приказом по Ассоциации, которое несет полную ответственность за качественное,  эффективное и  своевременное  их выполнение.     1.5. В   своей   деятельности  секретарь-референт руководствуется:     - законодательными и нормативными актами Российской Федерации;     - методическими материалами по вопросам выполняемой работы;     - Уставом Ассоциации;     - правилами   трудового   распорядка;     - приказами и  распоряжениями генерального директора Ассоциации;     - настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Ассоциации и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав Ассоциации и его подразделений;   

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное делопроизводство;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

 II. Функции      На секретаря-референта возлагаются следующие функции:     2.1. Организация работы генерального директора Ассоциации.     2.2. Ведение делопроизводства в Ассоциации.     2.3. Участие в подготовке и проведении общих собраний Ассоциации, заседаний Совета Ассоциации.     2.4. Ведение протоколов оперативных совещаний исполнительной дирекции.     2.5. Организация контроля за исполнением решений оперативных совещаний и поручений генерального директора, жалоб, писем и документов, стоящих на контроле.     2.6.  Обновление информации, касающейся деятельности Ассоциации, размещаемой на официальном сайте Ассоциации в соответствии своей компетенции (предоставление материалов администратору сайта).     2.7.   Ведение отчетной документации о деятельности Ассоциация.     2.8.   Оповещение членов Ассоциации о проводимых мероприятиях Ассоциации.     2.9.   Оказание консультационной и методической помощи членам Ассоциации. III. Должностные обязанности      Для выполнения возложенных на него  функций  секретарь-референт обязан:

  • Осуществлять организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности генерального директора Ассоциации;
  • Принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  • Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора.
  • Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
  • Контролировать своевременные рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступившие на исполнение, проверять правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (факсу, эл. почте и т.п.), своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. Контролировать исполнение работниками Ассоциации указания и поручения генерального директора, взятые на контроль.

     3.9.Печатать по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

3.10. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.11. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. 3.12. Взаимодействовать с системными администраторами (БИТС).

3.13 Постоянно взаимодействовать и поддерживать контакты с членами Ассоциации. 3.14. Знакомить членов Ассоциации и работников с официальными решениями и приказами руководства Ассоциации.3.15. Подготавливать ответы на официальные запросы, контролировать своевременное распространение информационных материалов о деятельности Ассоциации.    3.16.   Организовывать участие членов Совета Ассоциации в заседаниях (приглашения, обзвон).3.17.  Выполнять работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов, подготовке документов для сдачи в архив.3.18.  Обеспечивать исполнение документов и  решений руководства Ассоциации, своевременно информировать его о текущем ходе работ и их результатах.3.19. Вести протоколы оперативных совещаний у генерального директора, контролировать исполнение поручений по протоколу сотрудниками Исполнительной дирекции.3.20. Организовывать подготовку и проведение собраний, заседаний, брифингов, пресс-конференций, других мероприятий, проводимых Ассоциацией.3.21. Разрабатывать планы мероприятий, организуемых исполнительной дирекцией (собрания, семинары, совещания и т.д.) по предложениям, подготовленным руководителями служб.3.22. Проводить мониторинг объявлений о проведении торгов и аукционов на строительство и капремонт объектов муниципального и государственного заказа с анализом условий, участников и итогов. 3.23. Проводить мониторинг электронных  площадок по проведению аукционов на выполнение СМР и участие в них членов Ассоциации. 3.24. Оказывать консультационную помощь членам Ассоциации в формировании пакета документов для участия в торгах.3.25. Размещать информацию о проводимых торгах для членов Ассоциации на сайте Ассоциации.3.26. Подготавливать материалы для размещения на сайте Ассоциации по закрепленным разделам, проводить мониторинг работы сайта и обеспечивать своевременную актуализацию документов, а также их размещение на базе сервера в блоке «Структурированные документы».3.27. Готовить поздравительные письма на членов Ассоциации. IV. Права      Секретарь - референт имеет право:     4.1. Знакомиться   с   проектами  решений  руководства  Ассоциации, касающимися его деятельности.     4.2. Вносить  на  рассмотрение  руководства предложения по улучшению деятельности Ассоциации по соответствующим вопросам.     4.3. Осуществлять   взаимодействие с работниками Ассоциации, представителями членов Ассоциации,  получать информацию и документы,  необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.     4.4. Привлекать специалистов  структурных  подразделений к решению возложенных на   него   задач   (если  это  предусмотрено  положениями  о структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководителя).     4.5. Требовать от  руководства  Ассоциации  оказания  содействия  в исполнении своих должностных обязанностей и прав. V. Ответственность      Секретарь - референт несет ответственность:     5.1. За  неисполнение  (ненадлежащее  исполнение)  своих должностных  обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной   инструкцией,   в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.     5.2. За совершенные  в  процессе  осуществления  своей  деятельности  правонарушения - в пределах,  определенных административным,  уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.     5.3. За причинение материального ущерба - в  пределах,  определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Секретарь - референт

Воронежская

Россия